Om myndigheter reste som de bygger IT

För att myndighetens jourpersonal ska kunna åka från Eskilstuna till Norrköping har en projektgrupp utformats hos Myndigheten för samhällsverksamhet. Den består av en programledare, en projektledare, en biträdande projektledare, en kravanalytiker och en driftsansvarig person med körkort.

Efter åtta månader av planering har gruppen hyrt en minibuss, som nu ska tankas. Personen med körkort säger ”undrar om tanklocket sitter på höger eller vänster sida? Jag får kolla på det när jag kommer tillbaka från toaletten” och går för att uträtta sina behov.

Resten av gruppen åker tillbaka till kontoret och sätter sig i ett mötesrum för att ta fram en alternativplan.

Programledaren ger order till biträdande projektledaren att genast ringa bilfirman och fråga om man kan vara framme i Norrköping under nästa vecka.

Projektledaren börjar försöka få tag på en projektgrupp för att bygga en flotte.

På radion rapporteras om en trafikolycka utanför Köpenhamn. Efter två timmars krismöte får kravanalytikern i uppdrag att analysera trafikolyckors påverkan på projektets krav.

Personen med körkort kommer tillbaka till bilen efter att ha gått vilse på bensinmacken i två timmar, eftersom hen inte hade fått en karta. Eftersom ingen är där går hen in på macken och köper 50 torkarblad, eftersom det kan vara bra att ha under färden.

Programledaren ringer inköpsavdelningen och frågar hur man köper bensin till en vagn som dras av tre fjordhästar med slarvigt klippt man.

Projektledaren börjar skissa en flotte i PowerPoint.

Vid ett projektmöte framkommer att bilen ska lämnas tillbaka om fyra timmar. Programledaren tar på sig att meddela ledningen om dem kommande förseningsavgiften.

Personen med körkort får i uppdrag att börja bygga flotten. Eftersom flotten är grå på skissen tror hen att flotten ska tillverkas i metall. Hen konstaterar att den aldrig kommer flyta och går därför och köper en biltidning.

Inköpsavdelningen svarar att man inte får köpa morötter på Ica på grund av att ramavtal saknas. Programledaren suckar över inköpsavdelningens inkompetens.

I museiavdelningen hittas en gammal lastbil och en vagn som kan dras av en häst.

En av myndighetens ingenjörer tillkallas och får i uppdrag att svetsa en koppling mellan lastbilen och vagnen. Hon frågar först varför och får till svar att lastbilen bara har två sittplatser och att ramavtal för morötter saknas. Ingenjören ger upp och bygger en multikoppling som gör att vagnen kan bytas mot en släpkärra om någon ändrar sig.

En beskrivning av ekipaget lämnas in för granskning och får nedslag på att det är olagligt att köra utan dubbdäck. Driftsansvarig tar därför och slår i spikar i däcken på lastbilen. Hjulen på vagnen var däremot metallskodda, varför det inte gick att slå i spikar.

Under det efterföljande krismötet påpekar ingenjören att det finns en snabbkoppling för att byta vagnen.  Projektledaren får i uppdrag att ta fram en alternativ släplösning.

Programledaren suckar och säger att han redan från början sagt att man borde haft en flotte. Projektledaren och driftsansvarig spikar ihop några PET-flaskor och plankor och fäster dem med snabbkopplingen.

Efter en lyckad tankning driftsätts projektet. Åtta timmar senare bogseras lastbilen in i Norrköping, med jourpersonalen och flotten på flaket. Utvecklingsavdelningen bjuder på tårta för att fira en framgångsrik och säker projektleverans.

Vi måste verkligen prata om vad våra myndigheter kostar. Och varför.

IT-budgeten för staten ligger på mellan 24 och 30 miljarder per år. Det är som Södersjukhuset, Danderyds sjukhus och Karolinska unversitetssjukhuset tillsammans. Eller ett Nya Karolinska om året.

Det är också i samma storleksordning som samtliga landstings skattefinansierade del för kollektivtrafiken i hela Sverige.

Ekonomistyrningsverket beskriver läget så här: ”Den mognadsmätning som ESV genomfört pekar på att många myndigheter inte uppvisar acceptabla resultat inom tre centrala områden som ska hantera relationen mellan ledning, verksamhet och it: strategi för it-försörjning, portföljhantering och nyttorealisering. ESV:s kartläggning av it-kostnader visar att alltför få av de deltagande myndigheterna har god kontroll på sina kostnader för it. ”

IT-projekt drar notoriskt över budget. Anledningen till att man drar över budget är enligt Riksrevisionen att ”myndighetsledningarna inte förmår att skapa beställarfunktioner som kan sätta tydliga mål och krav för utvecklingsarbetet, samt skapa en relevant riskhantering eller göra rimliga resurskalkyler.” Myndigheternas förmåga att driva IT-projekt enligt budget hade inte förbättrats mellan 1999 och 2011. Jag tvivlar starkt att det förbättrats sedan dess.

Annonser

6 thoughts on “Om myndigheter reste som de bygger IT”

  1. Det vore väldigt roligt om det inte var så träffsäkert och sant. Jag tror alla vi som arbetar med It på myndigheter känner igen oss alldeles för väl.

    1. Tyvärr är det så.

      Men även om jag visste rätt mycket om hur det ser ut blev jag ändå lite skrämd när jag började leta saker som kostar lika mycket som IT för de största myndigheterna. Hur kan samhället acceptera att betala lika mycket för IT för 30 myndigheter på ett år som för all psykiatri i hela Sverige? Eller all kollektivtrafik? Eller för den delen 10 parallella förbifart stockholm-byggen om de löper över 10 år. Eller en hel ny tunnelbanelinje med 9 stationer.

  2. Det är otroligt roligt just för att det är sant. Jag sitter mitt i soppan och det är katastrofalt att det kostar sådana otroliga mängder pengar men tyvärr kan inte ”vi på golvet” få till stånd någon förändring.

    Skutorna styrs av folk vars enda mål är att göra de styrande politikerna (sina chefer) nöjda, inte göra det som är rätt.

  3. Skarpt rolig satir, total igenkänningsfaktor för en annan som jobbat med myndighets-IT i många år.

    Däremot är det ett paradexempel på talesättet ”jämföra äpplen med päron” när du jämför myndigheters IT-kostnader med kostnaderna för andra offentliga verksamheter. Det går inte att förfäras över IT-kostnader på det sättet. Hjälp, ett kilo oxfilé kostar som en timme med en rot-hantverkare! Men vad säger en sådan jämförelse egentligen, är det oxfilén som är dyr, hantverkaren som är billig eller tvärtom? Och kan man jämföra en livsmedelsprodukt med en hantverkartjänst? Så tokigt blir det.

    Först. Man måste jämföra med liknande tjänster och produkter, i det här fallet IT-tjänster från icke-myndigheter. Är myndigheternas IT-tjänster kostnadseffektiva jämfört med privata alternativ?

    Sedan. Vad ingår i myndigheternas IT-kostnader? På vilket sätt fungerar bokföringen?
    Det som förr var en kostnad för personalavdelningen är nu med digital egenrapportering i många fall en kostnad för IT-avdelningen. Det som förr var en kostnad för ett universitets pedagoger är nu med digitala lärplattformar ofta en kostnad för IT-avdelningen. Det som förr var en kostnad för en sekreterare är nu en IT-kostnad för ett IT-system där man sköter allting själv.
    Väldigt mycket kostnader för IT inom myndigheter har kommit från effektivisering av andra verksamheter inom myndigheten. Så man kan egentligen inte längre tala om IT som något litet separat stödsystem som bokförs separat, det är en integrerad del i all verksamhet. I högre grad borde man bokföra dessa kostnader på de verksamheter som beställt och/eller nyttjar dem.

    I övrigt delar jag kritiken mot myndigheters sätt att hantera IT-projekt. De är ofta under all kritik och min bedömning är, efter att ha deltagit i otagliga sådana projekt, att det i väldigt många fall beror på att man inte rekryterat en projektledare med kompetens till uppdraget samt att beställaren av projektet saknar kompetens för att beställa projektet. Man vill något men man vet inte riktigt vad.

    1. Tack för kommentaren!

      Jag menar inte att det nödvändigtvis är fel att IT kostar pengar. Det jag är ute efter är att det är enorma pengar, mycket större pengar än de flesta vet om. Jag fattar inte siffror som 24 miljarder – jag behöver hitta saker att jämföra med för att förstå hur mycket det är.

      Det är relevant att veta att ett kilo oxfilé kostar lika mycket som en timme med hantverkare om man är en familj med en begränsad budget som äter oxfilé och vill ta in hantverkare för att bygga en ny vägg för att barnen ska få varsitt rum. För att kunna prioritera en verksamhet måste man veta vart pengarna går. Och för att kunna räkna på nyttor och vilka saker som är bra att göra måste man både veta vad man får för nytta och kunna räkna på vad det kostar. Nu kan man varken eller – myndigheterna vet inte hur mycket de lägger ut och de vet inte om de får någon nytta av det.

      Och för att ta liknelsen med familjen med oxfilén igen – det är väldigt bra att veta att hantverkaren och oxfilén ligger i samma storleksordning, men att havregrynsgröten är försumbar när man letar områden att spara i. Många jag pratar med tror att IT är havregrynsgröt.* Men IT i staten har inte bara procentuellt sett stor möjlighet till besparingar, utan det är stora summor även med en stats perspektiv.

      En stor del av problemet är alltså att bokföringen inte fungerar – man vet inte vad som är kostnader och vad som faktiskt är besparingar. Och det tror jag även det är ett symptom på att myndigheterna saknar fungerande ledning över IT-verksamheten.

      *Förlåt. Får jag en möjlighet att skriva en sådan mening kan jag inte låta bli.

  4. Vad omfattas av it systemen? Trafikverkets ledningssystem för tågtrafiken är ett it system men omfattas det av kostnaden? Det är lätt att tänka sig it system = administativa system, men det finns många andra typer av styrsystem inom staten. Flygvapnets stridsledningssystem är ett annat exempel.
    Vill inte ta udden av din säker riktiga kritik, men skulle vara bra att veta vad som omfattas av kostnaderna.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s